Lönar sig HR?

En fråga som diskuteras nu är hur HR kan öka sin slagkraft och legitimitet genom att kunna visa på det ekonomiska värdet av HR-arbete. Min uppfattning är att det kan vara en god idé, men nog inget som generellt kan stärka funktionens inflytande eftersom det ekonomiska värdet mestadels är så svårt att mäta.

Kostnaderna går ofta att beräkna, men de intäkter som skall motivera dessa kostnader är många gånger höljda i dunkel. Vilka intäkter kan ett arbete med en ny värdegrund skapa? En utbildning i brandskydd? En extra medarbetare som jobbar med rekrytering? Att byta PA-system? Att höja ingångslönerna för lägsta nivåns chefer för att göra dessa befattningar mer attraktiva? Många frågor är i hög grad komplexa och närmast omöjliga att beräkna.

Svårt att beräkna? Förslag på hur man kan hantera detta dilemma

Vad kan man göra för att hantera alla dessa situationer när kalkylmöjligheterna är så begränsade? Här kommer några förslag:

• Ta reda på vad finns det för legala krav att förhålla sig till och hur man på ett effektivt sätt kan efterleva dessa krav. En stor andel av HRM-arbetet består av legala skyldigheter. Att genomföra aktiviteter som lever upp till lagkrav behöver inte motiveras med ekonomisk nytta utan kan ses som en konsekvens av att organisationen har legala skyldigheter att efterleva.
• Ta fram välunderbyggda argument. Vilka orsaks- och verkansmekanismer kan det finnas kring olika HRM-aktiviteter, finns det forskning som kan påvisa mekanismer kring olika fenomen eller särskilda risker med olika aktiviteter? Ibland kan det finnas evidens på att en viss metod är mer tillförlitlig än andra. Det gäller därefter att också kunna hålla det man lovar och att kunna koppla olika slags HRM-aktiviteter med verksamhetens behov. HR-funktionen behöver ha en så god kunskap om organisationen att den i diskussion med andra verksamhetsföreträdare förstår vad HR-funktionen behöver göra för att stödja verksamheten på bästa sätt.
• Försök uppskatta vilka alternativa effekter och kostnader som kan uppstå om man inte gör en HRM-aktivitet som till exempel att ge en utbildning, att genomföra en rekrytering, eller att försöka avveckla personer som missköter sitt arbete. Det kan även gå att visa på kostnaderna för fallerande HRM: Vad kostar till exempel olyckor, sjukskrivningar och felrekryteringar på årsbasis?
• Övertyga dig själv och andra att HRM-frågor är viktiga för att er organisation ska vara framgångsrik. Hur kan företaget bli innovativt om det finns ett gammaldags auktoritärt ledarskap? Hur kan kundnöjdheten ökas när motivationen i produktionen är låg och frånvaron och personalomsättningen är hög? Hur ska vi kunna attrahera riktigt duktiga personer när vi inte kan erbjuda goda utvecklingsmöjligheter och karriärvägar?

Fallande marginalnytta

Slutligen gäller det att komma ihåg att det mesta har fallande marginalnytta. Ett företag med 200 anställda utan en HR-funktion är förmodligen i stort behov av en kvalificerad HR-specialist som kan skapa effektivare rutiner i HR-processerna och stötta cheferna i deras arbete. En andra HR-specialist är också en god investering som gör att det kan uppstå en arbetsfördelning samt att man kan hjälpa och avlasta varandra så att HR-arbetet blir mindre sårbart. Nyttan av en tredje HR-specialist är förmodligen betydligt lägre än de två första rekryteringarna även om en sådan rekrytering kan skapa större utvecklingskraft åt organisationen och att HR kan ta på sig en större roll i organisationsutvecklingen. För en fjärde och femte HR-specialist räcker dock inte arbetsuppgifterna riktigt till om inte organisationen är inne i en kraftfull expansionsfas. En uppgift för en HR-chef är att verka för att den egna funktionen är lagom stor, att det finns gott om arbetsuppgifter för HR-specialisterna, men inte så många arbetsuppgifter att tid helt saknas för att jobba med framtidsfrågorna. Utmaningen är att genomföra lagom mycket HR så att denna utgör ett effektivt verksamhetsstöd i relation till kostnaden.

Att räkna är bra, att kunna tydligt argumentera för vad som behöver göras är bättre och att kunna leverera HRM-aktiviteter av hög kvalitet är allra bäst

Nyttan med en extra HR-specialist behöver därför vara större än kostnaden för denna anställning, men att veta det är väldigt svårt att visa i kronor och ören. Denna kalkyl grundar sig nog mer på en erfaren personalchefs magkänsla och kunskap om de arbetsinsatser som görs, respektive inte hinns med riktigt. Svårigheten att med exakthet kunna göra kalkyler på detta område delas med exempelvis marknads- FoU- och underhållscheferna, då det inte på förhand går att veta vad en viss reklamkampanj kommer att ge för intäkter, eller om det finns tillräcklig efterfrågan för att motivera framtagandet av en ny produktvariant. Företagande handlar till stor del om gissningar, där kunniga och erfarna beslutsfattare ofta gissar bättre, men det är likväl fråga om gissningar och inte sanningar.

Stefan Tengblad, professor i HRM, februari 2020

Stefan Tengblad är professor i HRM vid Göteborgs universitet. Han är verksam vid Centrum för global HRM och anställd vid Företagsekonomiska institutionen sedan 1 oktober 2019.
Kontaktuppgifter:stefan.tengblad@gu.se, 031-786 38 22