Studien följer hur företaget Johnson & Johnson utvecklade och införde en så kallad Digital Talent Platform, vilket är ett system som med hjälp av artificiell intelligens analyserar befintliga HR-data och andra digitala spår för att uppskatta medarbetares färdighetsnivå inom ett antal definierade kompetenser. Syftet är inte att övervaka prestation, utan att ge underlag för kompetensutveckling och strategisk kompetensförsörjning i en global organisation med över 130 000 anställda.
– Många organisationer har svårt att föreställa sig och bygga en digitalt mogen arbetsstyrka eftersom de saknar en tydlig bild av medarbetarnas faktiska kompetenser och vilka färdigheter som kommer att behövas framöver, säger Olgerta Tona, docent i informationssystem och medförfattare till artikeln.
Forskarna visar att den tekniska lösningen bara är en del av arbetet. Minst lika viktigt är hur organisationen förbereder sig och hanterar de frågor som väcks när AI används på medarbetardata.
– Det är viktigt att förstå att införandet av AI kräver mer än att bara ha rätt verktyg. Minst lika viktigt är att ha starka organisatoriska rutiner och arbetssätt som aktivt involverar medarbetarna i processen, påpekar Olgerta Tona.
I studien identifieras tre centrala arbetssätt som var avgörande för att plattformen skulle fungera i praktiken. Det första är att rita upp den framtida arbetsstyrkan. Företaget började med att ta fram en gemensam bild av vilka digitala kompetenser som behövs framöver, baserat på affärsstrategier och med stöd av experter inom olika områden.
Näst på tur är att hantera etik och dataskydd över landsgränser. Införandet krävde omfattande arbete med dataskydd, lokala regelverk, arbetstagarrepresentanter och möjligheten för medarbetare att avstå från att delta.
Det tredje avgörande arbetssättet är att kompensera för AI:s ”blinda fläckar”. Medarbetare och chefer fick möjlighet att granska och justera AI:ns förslag, uppdatera sina uppgifter och se hur resultaten skulle användas, vilket ökade transparensen och tilliten till systemet.
Enligt studien hänger införandet av plattformen ihop med bland annat ökad intern rörlighet, bättre möjligheter att matcha kompetens till digitala roller och lägre frivillig avgång i digitala och datarelaterade tjänster. Samtidigt understryker forskarna att AI-lösningar av det här slaget inte är ”plug and play”. De måste införas stegvis, med stor hänsyn till etik, juridik och medarbetares upplevelser.
Studien ger därmed konkreta lärdomar för andra stora organisationer som vill använda AI för att förstå och utveckla sin arbetsstyrkas digitala kompetens – utan att tumma på integritet, transparens och förtroende.