Bild
Riktlinjer för hållbara möten, evenemang och konferenser
Handelshögskolan arbetar kontinuerligt för hållbar utveckling genom vår forskning och utbildning. Vår strävan efter hållbarhet ska även genomsyra hur vi planerar och genomför möten som seminarier, evenemang och konferenser - oavsett storlek.
Dessa riktlinjer har tagits fram som ett stöd för att underlätta hållbara och medvetna val vid planering av olika typer av möten på Handelshögskolan. De är inte i första hand utformade för interna möten eller ordinarie undervisning, men kan självklart ge vägledning även i dessa sammanhang.
Mötesform, kommunikation och mångfald
- Mötesform (digitalt, fysiskt eller hybrid): Utgå från mötets syfte och vilken typ av interaktion som tillför mervärde. Kan en långväga talare t.ex. delta digitalt istället för att resa till Göteborg?
- Bred representation: Eftersträva mångfald bland talare utifrån kön, etnicitet, ålder, funktionalitet och andra relevanta perspektiv.
- Val av datum: Beakta val av mötesdatum utifrån exempelvis skollov samt högtider och helgdagar inom de större världsreligionerna, för att främja inkludering och deltagande.
- Mångfald i kommunikation: Låt bildspråk och texter spegla en mångfald av människor och undvik stereotypa framställningar.
- Lyft relevanta SDG:er: Identifiera om mötet kopplar till några av FN:s 17 globala hållbarhetsmål och lyft gärna detta i inbjudan, på evenemangssidan och under mötestillfället. Kommunikationsmaterialet för FN:s hållbarhetsmål hittar du här.
Ansvarsfull användning av material
- Minska pappersanvändningen: Avstå från att trycka programmaterial, hänvisa i första hand till digitala plattformar och dokument.
- Minska materialsvinnet: Undvik att dela ut material slentrianmässigt (papper, pennor, vattenflaskor osv.) till samtliga deltagare under möten. Ordna i stället ett materialbord där deltagare själva kan ta det de behöver.
- Namnskyltar med lägre miljöpåverkan: Om namnskyltar behövs, använd miljömässigt bra alternativ (t.ex. klisteretiketter). Om plastfickor används, samla in dessa efter mötet så att de kan återanvändas.
- Ansvarsfulla gåvor: Om gåvor ges till talare, prioritera upplevelser, förbrukningsvaror (t.ex. choklad) eller produkter med tydlig hållbarhetsprofil.
- Medvetna dekorationsval: Välj i första hand utsmyckning med hänsyn till miljö, återanvänd gärna. Tänk på att inte använda dekorationer som riskerar att trigga allergier (t.ex. vissa blommor).
Mat och dryck
- Prioritera vegetariskt: Välj i första hand vegetariska rätter. Om animaliska alternativ behövs är fisk eller fågel att föredra.
- Hållbara råvaror: Välj ekologiska och etiskt märkta produkter i största möjliga utsträckning, gärna även säsongsbaserat och lokalproducerat.
- Hänsyn till kostpreferenser: När deltagarnas allergier och kostönskemål inte är kända, säkerställ att det finns alternativ som tar hänsyn till vanliga förbehåll såsom fritt från gluten, laktos, nötter och fläskkött.
- Välj bort engångsartiklar: Diskutera med cateringleverantören i vilken utsträckning det är möjligt/rimligt att servera mat och dryck i glas och porslin.
- Servera kranvatten: Beställ kranvatten i stället för flaskvatten, vilket kan kompletteras med bubbelvatten i återfyllningsbara flaskor om det finns möjlighet.
- Källsortering: Ställ krav på cateringleverantören att tillhandahålla tydligt skyltade kärl för samtliga relevanta avfallsfraktioner och att dessa placeras lättillgängligt.
Arbeta aktivt mot matsvinn
- Tydlig information vid anmälan: Tydliggör vikten av att avanmäla sig vid förhinder, exempelvis genom ett obligatoriskt godkännande av följande formulering i anmälan: ”Jag ansvarar för att avboka min plats vid förhinder och bidrar på så vis till Handelshögskolans hållbarhetsarbete genom att förhindra matsvinn.”
- Flexibel beställning: Stäm av med leverantören hur nära inpå mötet beställningen kan justeras efter ändrat deltagarantal. Om du mycket tätt inpå mötet anar ett betydande bortfall av deltagare, be leverantören att behålla en del av den beställda maten i köket så att kylkedjan bibehålls och överskottet kan användas på annat sätt.
- Hantering av överskott: Gör en plan för hur eventuellt överskott av mat och dryck ska hanteras. I den expanderbara menyn nedan finns tips på hur detta kan gå till på Handelshögskolan.
Resor och boende
- Bokning via Egencia: Om Handelshögskolan bekostar resor och boende för inbjudna talare och/eller deltagare till möten ska dessa bokas via Egencia enligt GU:s ramavtal, för att styra mot mer hållbara alternativ.
- Prioritera hållbara färdsätt: Vid reseval ska tåg prioriteras framför flyg när det är möjligt enligt GU:s resepolicy, där hållbarhet prioriteras framför kostnadseffektivitet.
Tillgänglighet på campus
- Rörelsehinder: Samtliga offentliga utrymmen på Handelshögskolan är tillgänglighetsanpassade för rullstolsburna.
- Hörsel: Hörslingor finns i alla lärosalar med kapacitet för 50 personer eller fler. För att tekniken ska fungera behöver talare alltid använda mikrofon. Vid frågor eller behov av stöd, kontakta Campusservice.
- Syn: Punktskrift finns i hissar och vid toaletter för att underlätta orientering för personer med synnedsättning.
Uppföljning
Utvärdera hållbarhetsarbetet: Om du genomför likvärdiga möten återkommande, gör en utvärdering av mötets hållbarhetsarbete. Identifiera vad som fungerat väl och vilka förbättringsområden som finns och använd lärdomarna för att utveckla och förbättra planeringen inför kommande tillfällen.
Vi hoppas att dessa riktlinjer ger dig värdefull vägledning, och tar gärna emot förslag som kan bidra ytterligare till att Handelshögskolan blir en mer hållbar mötesplats.